こんばんは！あおしです。
とくと見よでは、「報連相システム」通称：ほうれんそうのおひたしを5月から運用しています。どんなシステムかと言うと
- Googleフォームをベースに必要事項と宛先を入力するだけでスプレッドシートとPDFファイルが自動生成されて宛先に送信
- スプレッドシートは、Googleドライブに蓄積
- 返信が可能で、返信内容が送信者に通知され、スプレッドシートにも反映
- 全体を選択すると連携しているslackチャンネルに投稿される
というようなシステムです。メンバーの要望を踏まえ改良を行い現在ではバージョン4.1を運用しています。
なぜ、導入したのか？
①組織が拡大するにつれて、情報の経路が複雑化していること
②情報が統合・共有するための仕組みがなかったこと
③報連相の心理的ハードルを下げるため
④報連相の内容を定期的に分析し、活動のボトルネックになってる部分を把握するため
はじめに①については、現在とくと見よはメンバーが昨年度に比べて10～15名増えました。活動も拡大し、より分担が進みましたが、各担当ごとの連携が取りづらくなるという問題も発生していました。そこで「ほうれんそうのおひたし」を使うことで担当間の連携を促進し、情報の経路を一本化することにしました。
次に②について、とくと見よではslackやLINEなどのツールはあるもののそこに情報が統合・共有されているとは言い難い状況でした。ほうれんそうのおひたしを通して、一つに統合しGoogleドライブ内のファイルを見れば大まかに把握できるようにすることで解決しました。
③について、メンバーの年齢層が広く交流の場を設けていますが、どうしても心理的なハードルは否めません。そうした心理的なハードルを下げることと積極的に行ってもらえたらと思っています。
最後に④について、特に相談の部分で同じような相談がされていた場合分析し、制度の改善などに役立てることができます。
とくと見よでは、これ以外にもポータルサイトなどを設け情報共有の水平化を通して活動の改善を図っています。今後もより良い活動を目指していきます。
情報管理者 小林碧志
