【サークル向け】サイボウズLiveサービス終了。次に使うべき無料グループウェアとは?!

Pando HP制作コンテスト グループウェア サイボウズLive

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皆さんこんにちは。

学生時代に使っていたサービス、サイボウズLive (cybozu live)が、4月に終了することを知り、懐かしさと青春の1ページが無くなる喪失感にかられている下田です。

自分は大学1~2年生の時に企業研究サークルに所属していて、その時に議事録の共有、プレゼン資料の進捗報告にサイボウズLive (cybozu live)をよく使っていました。

下田の話はさておき、サイボウズLive (cybozu live)がなくなり、来年4月以降どんな無料グループウェアサービスで情報共有をしていくか?、サークル代表、幹部層の皆さんは迷っているのではないでしょうか。

今回は、いきなり”オススメの無料グループウェアサービスご紹介!”といった良くあるおすすめ話から入るのではなく、まず、サイボウズLive (cybozu live)のデータ移行範囲についてお話しをします。次を考える前にまずは、今までのデータをどうするか?が先決です。

次に自分のサークルに合うグループウェアサービスの選び方をご紹介します。あくまでもグループウェアサービスは、サークルを良くするためのツールでしかないですからね。なぜ自分たちのサークルはグループウェアサービスを必要としているのか、ビジネス的観点を取り入れて、目的得たい効果から逆算して考えていけるようにしていきましょう。

そのあとに、サイボウズLive の代わりになるオススメ無料グループウェアサービスを2つご紹介します。
あなたのサークル運営に今後、必要なサービス情報としてご活用ください。

サイボウズLive (cybozu live)でデータ移行可能な内容を把握しよう!


まずは他のサービスを考える前に、今までのデータをどれだけ移行できるか把握しましょう。

サイボウズLive (cybozu live)公式 サービス終了特設サイトの回答を見ると、下記の情報であれば、「テキストファイル」、「CSVファイル」としてエクスポート(書きだす)ことができるようです。

▼サイボウズLive (cybozu live)で移行可能なデータについて

  1. 掲示板
  2. イベント
  3. ToDoリスト
  4. 共有ファイル
  5. メンバー名簿
  6. マイカレンダー
  7. チャット
  8. タイムライン

こちらのデータ移行方法については、公式FAQページにて回答があるため、下記リンクよりご確認ください。期日は2019年4月14日までなのでご注意を

サイボウズLive (cybozu live)のデータ移行方法について

自分たちのサークルにとって必要なグループウェアとは?


まずこういったツールを選ぶとき、ビジネス的観点で選ぶなら利用目的の明確化が重要になります。

利用目的を明確にする!


皆さんはグループウェアサービスをどのような目的で利用されますか?

グループウェアサービスでできることは大きく分けて3つ

  1. 議事録、ファイル、連絡事項などの情報共有の利用として
  2.  みんなの意見を求める出席、希望確認の利用として
  3.  チャット、メッセージで細かな連絡を取り合うコミュニケーションツールとして

この中で、自分たちのサークルは何に困っていて、どんな事を解決するために、サービスを利用するのか、目的を明確にして行きましょう。例えば、「mtgした内容を議事録にしたけど見てくれない!」、なんて事に困っていたら①情報共有機能が充実したサービスを選ぶべきです。

サークル代表をしていて、どんな点に困っているか問題を分析し、その問題を解決してくれる効果の高いサービスは何か、利用目的を明確にしてからサービスを選びましょう。そうすることで自分たちのサークルにとって最適なサービスを選ぶことができます!

サイボウズLive (cybozu live)の代わりになる”おすすめ”無料グループウェアサービス2つを紹介!


自分たちのサークルの問題を分析し、どんなサービスが必要であるか整理できたら早速サービスを探してみましょう。
今回は、情報共有、出席、希望確認、コミュニケーション機能に加えて、「サービスの充実性」「利用しやすさ」の点から2つのサービスをご紹介します。

おすすめの無料グループウェアサービス

①サークルスクエア

こちらのサービスは、「コミュニティ運営のための無料クラウドサービス」と銘打っているだけあり、フォルダの共有、出欠管理、掲示板など、16の機能が無料で使えます。

「サービスの充実性」もさることながら、筆者が注目した点は、グループ規模によって必要な機能を絞って利用できる点です。

多機能すぎると利用しづらい場合もあるのですが、登録画面で利用人数や、使いたい機能に合わせてサービス内容を3つから選択することができます。自分たちのサークルにとって必要なグループウェア機能を取捨選択できるという意味で、「利用しやすさ」のあるサービスだと思いました。

サークルスクエアの公式サイトはこちら

②LINE

こちらのサービスは言わずと知れた、サービスですよね。ほとんどの人が利用経験があり、皆がすんなり使いこなしてくれるという点での「利用しやすさ」は抜群です。そして、LINEにはトーク画面左下の「+」マークを押すと、様々な機能が使えるのですが、その中で特にサークルで使える機能を紹介します。

●「投票」機能
サークルメンバーの希望を募ることができます。例えば、次回の合宿先に軽井沢、河口湖どちらに行きたいか、意見を聞きたければ、こちらの機能で投票を募り、投票数の多い合宿先を決定することができます。

●「日程調整」機能
サークルメンバーとの出席確認、日程調整が行えます。例えば、忘年会を複数日設定し、メンバーに「〇」「△」「×」の3種類から回答を依頼することができ、参加人数の多い日に忘年会を設定することができます。

●「あみだくじ」機能
担当決めをあみだくじ形式で行うことができます。例えば忘年会担当を決める際、こちらの機能を使えば、ランダムに決めることができ、スムーズに担当を決定することができます。

このように皆が使ったことのあるサービスで運営することができれば、導入に時間がかからないため、スムーズに情報共有を進めることができますが、情報が流れやすく過去の情報が検索しにくいという点は懸念点かもしれません。

LINEの公式サイトはこちら

自分たちのサークルにあうサービスで、コスパよくサークルを盛り上げよう!


グループウェアでできる3つの機能情報共有、出席、希望確認、コミュニケーションを意識しながら、自分たちのサークルがどんな問題を抱えているかを分析し、その問題を解決するために、どの機能が必要で、どんなサービスを利用すべきか整理して、最適なサービスを選んでみましょう!

現在、弊社で開発している新サービスPando(パンドゥ)なら情報共有に長けた機能を備えています。

●「ストック」機能で、過去の議事録など、流れて欲しくない情報はいつでも保存可能!


「コメント」機能で、情報共有した記事を見てくれたか、一目瞭然!


「検索」機能で、過去に流れてしまった情報をいつでも簡単検索!
※12月中頃アップデート予定です。


更にPandoなら、情報共有のみならず、ホームページの制作Word、PowerPointレベルのテキスト、画像操作ができれば簡単に作成が行えます。もちろん無料で利用可能です。

ホームページとグループウェアで、別々のサービスを利用しているのであれば、この機会にPandoにまとめてみてみるのもいかがでしょうか?また、乗り換えるなら今がチャンス。「学生限定HP制作コンテスト 」というイベントがあり、Pandoを使って組織活動を盛り上げてくれたサークルの中から、総額100万円の賞金プレゼント!
エントリー期間は2019年1月31日(木)までですので、お申し込みどうぞ!

最適なグループウェアサービスを使って、サークル活動を盛り上げながら、ぜひ賞金も獲得してみてください!

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