皆さんこんにちは。
学生時代に使っていた無料サービス、サイボウズLive （cybozu live)が、4月に終了することを知り、懐かしさと青春の1ページが無くなる喪失感にかられている下田です。
自分は大学１～２年生の時に企業研究サークルに所属していて、その時に議事録の共有、プレゼン資料の進捗報告にサイボウズLive （cybozu live)をよく使っていました。
下田の話はさておき、サイボウズLive （cybozu live)がなくなり、来年4月以降どんな無料グループウェアサービスで情報共有をしていくか？、サークル代表、幹部層の皆さんは迷っているのではないでしょうか。
今回は、いきなり”オススメの無料グループウェアサービスご紹介！”といった良くあるおすすめ話から入るのではなく、まず、サイボウズLive （cybozu live)のデータ移行範囲についてお話しをします。次を考える前にまずは、今までのデータをどうするか？が先決です。
次に自分たちのサークルを運営するにあたり、運営目的を明確にするための、重要な条件について教えます。こちらを参考に自分たちのサークル運営と、活動目的を見直してみてくださいね。
そして、自分のサークルに合う無料グループウェアサービスの選び方をご紹介します。あくまでもグループウェアサービスは、サークルを良くするためのツールでしかないですからね。なぜ自分たちのサークルはグループウェアサービスを必要としているのか、ビジネス的観点を取り入れて、目的や得たい効果から逆算して考えていけるようにしていきましょう。
最後に、サイボウズLive の代わりになるオススメ無料グループウェアサービスを5つご紹介します。
皆さんのサークル運営に必要なサービスとは何か？参考にしてみてくださいね。
サイボウズLive （cybozu live)でデータ移行可能な内容を把握しよう！
まずは他のサービスを考える前に、今までのデータをどれだけ移行できるか把握しましょう。
サイボウズLive （cybozu live)公式 サービス終了特設サイトの回答を見ると、下記の情報であれば、「テキストファイル」、「CSVファイル」としてエクスポート（書きだす）ことができるようです。
▼サイボウズLive （cybozu live)で移行可能なデータについて
- 掲示板
- イベント
- ToDoリスト
- 共有ファイル
- メンバー名簿
- マイカレンダー
- チャット
- タイムライン
こちらのデータ移行方法については、公式FAQページにて回答があるため、下記リンクよりご確認ください。期日は2019年4月14日までなのでご注意を。
サイボウズLive （cybozu live)のデータ移行方法について
サークル運営をする目的の中で、特に重要な条件とは？
サークル運営されている皆さん。どんな「目的」をもって活動されていますか？
企業でも同じですが、人は「共通の目的意識」がないと、組織として機能しないことがあります。
例えば、サークルの目的は「様々な大学生と横のつながりを広げる」なのに、活動内容は「部屋に籠って同じメンバーとゲームをする」。これでは「目的」と「活動」が一致せず、メンバーは違和感を覚えますよね。
また、「目的」がないことで、「自分はなんのためにこのサークルにいるのか」、サークルに所属する「意義」を感じることができず、脱退する。といったこともあるのではないでしょうか。
サークル運営をするにあたり、下記条件をもう一度見直し、ぜひ整理してみてくださいね。
●「サークル運営目的と、活動内容に一貫性を持たせる」
●「サークルの運営目的、メンバーへのサークル所属意義を明確にする」
自分たちのサークルにとって必要な無料グループウェアとは？
こういった無料サービスを選ぶとき、ビジネス的観点で選ぶなら利用目的の明確化が重要になります。
サークル運営について先ほど見直したので、こちらを踏まえて、どんな利用目的でサービスを選ぶことが、自分たちのサークルにとって最適であるか、明確にしていきましょう。
無料グループウェアの利用目的を明確にする！
皆さんはグループウェアサービスをどのような目的で利用されますか？
グループウェアサービスでできることは大きく分けて4つ
- 議事録、ファイル、連絡事項などの情報共有
- みんなの意見を求めるアンケート
- チャット、メッセージで細かな連絡を取り合うコミュニケーションツール
- メンバー間のスケジュール、タスク管理
この中で、自分たちのサークルは何に困っていて、どんな事を解決するために、サービスを利用するのか、目的を明確にして行きましょう。例えば、「プロジェクトでmtgした内容を議事録にしたけど見てくれない！」、なんて事に困っていたら①情報共有機能が充実した無料サービスを選ぶべきです。
サークル代表をしていて、どんな点に困っているか問題を分析し、その問題を解決してくれる効果の高いサービスは何か、利用目的を明確にしてからサービスを選びましょう。そうすることで自分たちのサークルにとって最適な無料サービスを選ぶことができます！
サイボウズLive （cybozu live)の代わりになる”サークルにおすすめ”無料グループウェアサービス5つを紹介！
自分たちのサークルの問題を分析し、どんな無料グループウェアサービスが必要であるか整理できたら早速サービスを探してみましょう。
今回は、情報共有、アンケート、コミュニケーション、スケジュール、タスク管理機能に加えて、「サービスの充実性」、「利用しやすさ」、「スマホでのデザイン性」の点から5つのサービスをご紹介します。
サークルにおすすめの無料グループウェアサービス
①サークルスクエア
こちらのサービスは、「コミュニティ運営のための無料クラウドサービス」と銘打っているだけあり、フォルダの管理、共有、出欠管理、掲示板など、16の機能が無料で使えます。
「サービスの充実性」もさることながら、筆者が注目した点は、グループ規模によって必要な機能を絞って利用できるちょうどいいカスタマイズ性です。
多機能すぎると利用しづらい場合もあるのですが、登録画面で利用人数や、使いたい機能に合わせてサービス内容を3つから選択することができます。自分たちのサークルにとって必要なグループウェア機能を取捨選択できるという意味で、「利用しやすさ」のあるサービスだと思いました。
サークルスクエアの公式サイトはこちら
②LINE
こちらのサービスは言わずと知れた、サービスですよね。ほとんどの人に利用経験があり、皆がすんなり使いこなしてくれるという点での「利用しやすさ」は抜群です。
そして、LINEにはトーク画面左下の「＋」マークを押すと、様々な機能が使えるのですが、その中で特にサークルで使える機能を紹介します。
●「投票」機能（アンケート集計）
サークルメンバーにアンケートを募ることができます。例えば、次回の合宿先に軽井沢、河口湖どちらに行きたいか、意見を聞きたければ、こちらの機能で投票を募り、投票数の多い合宿先を決定することができます。
●「日程調整」機能（スケジュール管理）
サークルメンバーとのスケジュール管理が行えます。例えば、忘年会を複数日設定し、メンバーに「〇」「△」「×」の3種類から回答を依頼することができ、参加人数の多い日に忘年会を設定することができます。
●「あみだくじ」機能
担当決めをあみだくじ形式で行うことができます。例えば忘年会担当を決める際、こちらの機能を使えば、ランダムに決めることができ、スムーズに担当を決定することができます。
このように皆が使ったことのあるサービスで運営することができれば、導入に時間がかからないため、スムーズに情報共有を進めることができますが、情報が流れやすく、過去の情報が検索しにくいという点は懸念点かもしれません。
LINEの公式サイトはこちら
③Google
こちらも皆さん何かしらの形で使ったことのある無料サービスですよね。
調べものや、メールなどでよく使っているかもしれませんが、実は「ワード、パワポ、エクセルのような機能」「ファイル共有」「スケジュール管理」「タスク管理」「チャット機能」などもできたりします。
しかし出来ることが多すぎるため、一つ一つのサービスを使いこなすこと、そして連携させるにはどうしたらよいかなど、使いやすい形に整備するのに時間がかかってしまう点は、懸念点かもしれませんね。
グーグルの公式サイトはこちら
④eBroad office
企業用の内容になってしまいますが、「掲示板形式のコミュニケーション」「スケジュール管理」「タスク管理」「メンバーの管理」「ファイル共有」などの機能があり、特に「スケジュール管理」は簡単で、見やすい内容になっているサービスです。
しかし、スマホ対応されていないので、PCとスマホの互換性がよくない点、少しデザイン的に使いづらいところは懸念点かもしれませんね。
eBroad officeの公式サイトはこちら
⑤enclo
「チャット機能」、「ファイル共有機能」はもちろん完備。加えて、「手書き情報共有機能」があり、サービス内で、ホワイトボート感覚で議事録を共有することが出来る点は、他のサービスにはない点だと思います。
しかし1グループ５人までしか使えないところは、懸念点かもしれませんね。
encloの公式サイトはこちら
自分たちのサークルにあう無料グループウェアで、コスパよくサークルを盛り上げよう!
無料グループウェアで出来る4つの機能「情報共有」、「アンケート」、「コミュニケーション」、「スケジュール、タスク管理」を意識しながら、自分たちのサークルがどんな問題を抱えているかを分析し、その問題を解決するために、どの機能が必要で、どんな無料サービスを利用すべきか整理して、最適なサービスを選びましょう！
現在、弊社で開発している新サービスPando（パンドゥ）なら情報共有に長けた機能を備えています。
●「ストック」機能で、過去の議事録など、流れて欲しくない情報はいつでも保存可能！
●「コメント」機能で、情報共有した記事を見てくれたか、一目瞭然！
●「検索」機能で、過去に流れてしまった情報をいつでも簡単検索！
※12月中頃アップデート予定です。
更にPandoなら、情報共有のみならず、ホームページの制作もWord、PowerPointレベルのテキスト、画像操作ができれば簡単に作成が行えます。もちろん無料で利用可能です。
ホームページとグループウェアで、別々のサービスを利用しているのであれば、この機会にPandoにまとめてみてみるのもいかがでしょうか？また、乗り換えるなら今がチャンス。「学生限定HP制作コンテスト 」というイベントがあり、Pandoを使って組織活動を盛り上げてくれたサークルの中から、総額100万円の賞金をプレゼント！
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