こんにちは！少々の休憩(3日間)を挟んだところで、 「THE TEAM 5つの法則」の記事投稿を再開したいと思います(笑)
第9回目となる今回は、3つ目の法則となる「Communication(意思疎通)の法則」です。この法則はチームにおける効果的なルールとコミュニケーションの設計方法について説いたものになります。
ここで突然ですが、よくありがちな誤解を紹介します。それが、「コミュニケーションは多ければ多い方が良い」ということです。たしかに、コミュニケーションが無いよりはあった方が良いのは確かです。しかし、細かな内容をそのときそのときに話し合っていてはコミュニケーションコストがかかりすぎてしまいます。それを低減するために有効なアプローチが「ルールづくり」です。かといって、ルールを事細かに決めすぎても効率・効果は落ちてしまいます。よって、ルールとコミュニケーションの調和をうまく取ることが効果的・効率的となります。ですので、チーム内では「コミュニケーションは極力少ない方が良い」という結論に至ります。
では、今回はコミュニケーションを極力減らすために有効なルール設定についてその5つのポイントを見ていきたいと思います。
その際、②の記事の内容を参照するので、是非②の記事もご覧になってくださいね！
↓↓↓②の記事↓↓↓
「THE TEAM 5つの法則」② 〜初めに(2)〜
①「What」：ルールは増やすのか？減らすか？
・人材の連携度合いが小さい(連携が不必要)のであれば、各メンバーが自分で判断して活動する方が効果的なのでルールは減らして良い。逆であれば、ルールを細かく決めないと、コミュニケーションコストがかかってしまうので、ルールは増やすべきです。
・環境の変化度合いが大きければ、ルールを決めたとしても、状況が変わってしまえば活用できなくなるので、ルールは少なくするべき。逆であれば、定めたルールに準ずる機会が多くなります。ですので、そのルールを効果的に使うことが出来るため、ルールは増やして良いです。
②「Who」：誰が決めるのか？
・人材の連携度合いが大きければ、リーダーがそれぞれのメンバーの活動についてもある程度決めた方がチームの成果を高める。逆だと、それぞれのメンバーが自分の活動を自己完結出来るため、ルール設定はメンバーが行って良い。
・環境の変化度合いが大きければ、メンバーが自分で決めた方が良い。それは、いちいちリーダーなどに判断を仰いでいたら状況変化に対応できないためです。逆だと、その都度判断を仰いだ方が適切に対処出来る可能性が高まるため、ルール設定はリーダーの方が良いです。
③「Where」：どこまで責任を負うのか？
・人材の連携度合いが小さければ、各個人の責任範囲を明確にしやすいので、自分の担当領域の成果のみに責任を負える。逆であれば、完全には個人の責任範囲を明確には出来ないため、チーム全体の成果に責任を負う方が良いです。
・環境の変化度合いが大きければ、状況の移り変わりが激しいということなので、ひとりひとりの責任範囲に曖昧さを持たせた方が状況の変化に対応しやすい。小さければ、一度決めた責任範囲が大きく変わる事はないので、明確に個人の責任として扱える。
④「How」：何を評価するのか？
・人材の連携度合いが小さければチーム全体の成果をメンバーひとりひとりに分解して還元しやすいため、成果を評価すべき。大きければ、お互いの行動が複雑に絡み合って成果が創出されるため、ひとりひとりのプロセスやアクションを評価した方が良い。
・環境の変化度合いが大きければメンバーの行動によって成果が変化していくため、最終的な成果を評価すべき。逆に小さい場合は、どのような行動をすれば成果に繋がるかが事前に規定しやすいため、それに至るプロセスを評価するべき。
⑤「When」：どれくらい確認するのか？
・人材の連携度合いが大きければ、チーム全体で進捗をこまめに共有、確認する必要がある。小さければ、ひとりひとりが自分の活動を管理すれば良いので、チーム全体での確認頻度は少なくて良い。
・環境の変化度合いが大きければ、状況が変わるたびに方針をすり合わせた方が良いので、確認頻度は多い方が良い。小さければ、状況の変化が少ないので確認は少なくて済む。
★ルールを定めないままメンバー同士の連携を担保して、淡々とコミュニケーションをこなすのではなく、ルール設定の5つのポイント「ルールの4W1H」を用いてチームに合ったルール設定、またそれの評価・確認をすることで、コミュニケーションの複雑性が減らし、より効率的・効果的になる。
今回はここまで！
10回目となる次回は、コミュニケーションにおける｢相互理解｣の重要性についてです！
いつも読んでくださる皆様、本当にありがとうございます！なにか、質問や改善して欲しい点、ご要望などございましたら、何なりとお申し付け下さいね！
それでは、次回もお楽しみに！😊
