固定電話とハンコをなくす大チャンス！

今朝、経営企画部門で、完全テレワーク以降に伴い、会社の固定電話の転送をどうするみたいな話をしていた。一旦、かかってきた電話を、責任感が強く、優秀なエース社員に転送するということになっていた。そこで、固定電話とハンコの存在に、違和感を持ちつつも、何も対処できていなかった自分を恥じて、以下のような提案をすることにした。

会社の電話も見直しましょうか。外部から電話がかかってくる人は、社用携帯電話を持っていますよね。営業電話や、代表電話にかけてくるタイプの方への対応をどうするかですが、例えば、以下の案は如何でしょうか。

・固定電話に連絡が入った場合、完全テレワークに入っている件を自動アナウンスする

・担当者の携帯電話、メールアドレスをご存知の方は、そちらにご連絡ください（これで7、8割重要な連絡は大丈夫では？）

・担当者の連絡先をご存じでない方は、大変申し訳ございませんが、ホームページのお問い合わせ欄からご連絡ください。一両日中には、担当から折り返しご連絡させて頂きます。

・これも、私も含めて、お問い合わせがありそうな社員全員が見ていて、私が拾いますーとか、やり取りして、誰かが受けてそれを割り振りする手間をなくすなどをしていきましょう。あまりお問い合わせが多いようだと、上記のオペレーション自体を見直すとか、問い合わせ内容毎により仕分けを細かくして、通知先を分けるていくのはどうでしょうか。

これで、固定電話をとるという仕事自体がなくなります。

私の性質的には、本当に緊急でもないのに、固定電話をかけてくること時代、昭和のオペレーションだなと感じています。取り次ぐ人の手間を考えると、社会的な無駄がとても多い。そもそも、外部に出ている人は、社用の携帯電話を名刺に書いていますし、基本的にはインターネット前提のビジネスをしているため、ホームページのお問合せから連絡できませんという人は、取引先にはいません。

上記に加えて、アフターコロナにおいて、個人的に考えていることは以下です。

・ビフォーコロナにおいても、〇〇さん、○○さん、○○さんのような優秀なリソースを、電話を取り次ぐような業務に、本来は充てたくなかった

・ただ、昭和的な商慣習の方々とのお付き合いも大事と感じており、非礼になってしまうということで、今回のような抜本的なオペレーションの変更に踏み込みづらかった。そこはすみません。

・そういう意味では、令和時代のオペレーションへの変更に踏み込むのに、コロナによる完全テレワーク以降は大チャンス！

・個人的には、インターネットの会社なのに、固定電話とか、FAXとかはダサいし、なくなってしまえばよいと思っていて、完全テレワーク以降により、これらを一切なくしてしまう千載一遇のチャンスと感じている。

・外出自粛解除後も、今回作ったオペレーションに変えてしまい、代表電話を形式的においているだけにしたい

・グッドラックスリーは、「経営企画部門もリモートワーク前提に移行しました」みたいな感じにする。このアフターコロナの流れは、不可逆性があると感じており、取引先からも理解が得られると思います。

・そして、何より、みんなで、工夫していきたいのは、これを機に、無駄だった昭和時代の遺物をどんどんアップデートいきたいということです

・他にも思いついたら、変更していきましょう

・例えば、ハンコとかも本当は大嫌いなんですけど（たぶん、伝わっているかと思いますが）、商慣習として仕方ないと思って、諦めていました。海外の取引先とのやり取りは、デジタルサインで、あーこれは本当に合理的だなーと思っていました。これを機会に、グッドラックスリー発信の契約書なんかは、デジタル契約書、デジタルサインに変更したいです。ビフォーコロナですと、いやーうちは古いので、デジタルサインは対応していないんでねと言っていた会社もそうは言ってる場合ではなくなります。なぜなら、出社して、金庫からハンコを出してみたいなオペレーションをとれなくなるから。アフターコロナで、電子契約書に移行していたら、あーさすが早いよねという価値観に変わると感じています。

・おそらく、こういう新しいことをやろうとすると、ITに強い〇〇さんが、このタイミングで経営企画に加入することになっていますが、活躍しどころが多いと思います。新しいオペレーションなので、既存の仕組みは関係ないし。

・他にも、提案はウェルカムです！一気に、令和のオペレーションにアップデートしましょう！