秘書の仕事って何!?実際に社長秘書が行っている業務内容のご紹介

秘書業務

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みなさん、秘書と聞いてどんな仕事内容、あるいは業務内容を想像しますか?

スケジュール管理? 来客対応? ふわっとしたイメージで、これといった想像がしにくいのではないでしょうか。

それもそのはず! 秘書の仕事内容・業務内容は相手(上司)によって大きく変わってくるため“上司のサポート役”と言ってしまえば簡単ですが、その内容は多種多様。10人の秘書がいれば10通りの仕事内容や業務内容が存在しています。

そこで、今回は実際にクインテットの社長秘書の仕事内容・業務内容についてご紹介します!

秘書の仕事内容や業務内容とは

クインテットの社長秘書の主な仕事は「①スケジュール調整・管理」「②社外対応」「③各種手配」です。それでは実際に秘書の仕事内容・業務内容についてご説明していきます!


①スケジュール調整・管理

スケジュール調整・管理に関わらず、「上司(社長)が注力すべき業務に集中できている環境」をつくることが秘書の仕事だと考えています。

スケジュール調整・管理においては、スケジュールが空いてるから入れるのではなく、その前後の予定の確認はもちろんのこと、ざっくりとした会議の内容も把握したうえで適切であろう時間を取るようにしています。

当たり前の事ですが、「時間」は重要です。時間の読みが甘く前後の打ち合わせの時間がずれ込んでしまった場合、社長や相手の方にも迷惑が掛かってしまい、最悪の場合、機会損失の可能性もあり得るので、スケジュール調整・管理は細心の注意を払って行っています。


②社外対応(電話・メール対応など)

社長からの依頼で社外の方とアポイントや会食のご連絡を行うことも多々あります。私の場合、社長と同行することがないので、実際にお会いしたことない方へご連絡をすることがほとんどです。
そのため、クインテットの印象に繋がりやすいアポイントの取り方、電話対応のご案内メールなどは大前提として、受け取り手が好印象となるよう心がけています。電話応対時の声の大きさや話す声のトーン、そして、早口になって聞き取りにくくならないよう最新の注意を払い対応をしております。


③各種手配

お中元・お歳暮の手配やフライトチケット・タクシー予約、会食会場選定なども秘書の仕事のひとつです。
時には「会食相手の誕生日プレゼント用意してほしい」などの指令も飛んできたり戸惑うこともありますが、社長にアドバイスをいただきながら、先方のお好みに合うようなものを選定したり、なるべく要望に応える、あるいは要望以上の提案をできるように心がけています。

【番外編】社員とのコミュニケーション促進もクインテット社長秘書の仕事!

大まかにクインテット秘書の仕事内容・業務内容を書いてきましたが、上記以外にも、社長が社員とコミュニケーション不足を感じていたら、社長ランチ会を企画したり、オフィス環境の改善に着手したりと、要望に応じて動いています。
社長の発言に耳を傾け、内容によっては必要な部署やメンバーとの連携も必要になってくるので、多方向にアンテナを張る必要があります。


秘書なって気付いた、秘書に向いている人

クインテットで未経験から秘書になった私ですが、元々は異業種からクインテットへ転職してきました。
ある日突然、社長から「秘書どう?」と声をかけていただき、入社して3ヶ月目、突然の秘書生活が幕を開けました。日々秘書の仕事を行う中で気付いた3つの「秘書に適性のある人」をご紹介します。


コミュニケーション能力が高い人

どんな仕事、職種であっても、コミュニケーション能力は高いに越したことないと思っていますが、秘書の仕事においてはマストだと実感します。
社長の要望に対して、私だけで応えられれば良いのですが、そうもいきません。社内外で必要な方にお願いをしたり、社長の意向を伝えたりする場面が多くあります。
円滑に仕事を進めるため、また、雰囲気作りのためにも大事なポイントなので、コミュニケーション能力が高い人はぜひ秘書に!


縁の下で支えるポジションが好きな人

主役は上司である社長です。社長が注力すべき業務に集中できる環境を作ることが仕事となるので、いわば縁の下の力持ち的なポジションです。
自分のスタイルを主張する人よりも、黒子に徹することに抵抗ない人の方が秘書の適性はあるかと思います。
また、臨機応変な対応を求められる場面もあるので、柔軟な考え方ができる人であれば、なお◎!!


気遣いが出来る人

上記の通り、秘書の仕事内容は多種多様で、細かな気遣いがないとサポートができません。
上司からの要望に対して、相手の立場に立ち、どうしたら最適解なのかを考えて行動する必要があります。周りの人の協力がないと秘書の仕事は成り立たちません。
普段周りの人から「気が利くね」なんて言われる人は、秘書の仕事の適性があるかもしれません。


まとめ

秘書の仕事は、仕える上司によって仕事内容・業務内容が異なっているため、なかなかイメージしづらい職業。しかし、元々持っているスキルを活かすことができますし、物事の見方を学ぶことができるので、とても魅力ある仕事だと思っています。
秘書の仕事に興味のある方、秘書への転職を考えている方などの参考になれば幸いです!

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