こんにちは！関東コアの田中翔子です🐥
突然ですが、PDCAサイクル、貴方はまわせていますか？？
簡単にPDCAサイクルを説明すると、
（詳しくはWebサイトなどをご覧になった方がいいかと思います）
Plan（計画）
・目標の設定
・目標を達成するためのプランの作成
Do（実行）
・行動計画の実行
・目標・計画の結果や進捗度などを記録する
Check（評価）
・計画した目標の成果を測定・評価する
・うまく行った場合もそうでない場合も「なぜそうなったのか」を考える
Action（改善）
・検証結果で見えた課題の解決策を見出し、次のPlanに反映させる。
PDCAサイクル、貴方はまわせていますか？？
これは、私自身への問いかけだったりします。
昨日、私は個人で株式会社賢者屋さんのとある説明会に参加させていただきました。
そこで、PDCAサイクルについて説明していただいた場面がありました。「そういえば、受験生の頃は意識していたけど、今は志望校対策ではない、学生団体としての自分の目標に向かったPDCAサイクルを回せているんだろうか…？」
これを機に、私が12代目TFT–UA関東コアとして、コロナウイルス流行の中での目標をPandoで文字にしてみました。
Plan（計画）
関東コアになった１２月に、最初に話し合った議事録から引っ張ってくると、こうしようと決めたものがあります。
・約80大学のTFT導入大学をこれ以上減らさない。
・UAメンバー内でもっとTFTUAを盛り上げていきたい。私たちが12代目関東コアを引退する時に（毎年任期1年）、引退式で70人のUAメンバーに参加してほしい。毎月のUAミーティングは30人は集めたい。
・TFTをもっと多くの方に知ってもらう。学生団体総選挙などへのエントリー、おにぎりアクションの生協さんとコラボ。一日カフェの出店・様々な対外イベントにも参加する。
コロナの期間に限っていうと、コロナでほとんどの活動が止まってしまった今だからこそ、この期間を逆手に、普段関わってくれる人にも、オフラインなら関わることのなかったかもしれない人たちにも、TFT–UAを知ってほしい。一緒に盛り上げていきたい。というのがこの短期間の私たちの目標です。
では、コロナ期間のPlan（計画）は
①期限と目標の定量化(具体的な数字にする)
コロナの期間 （4月28日・5月14日・31日）にTFTを知らない大学生向けのオンラインイベントを開く。普段のイベントは30人目標なので、30人くらい来たらすごい。20人もくるかな、というレベルだった。
②現状(スタート地点)とどれくらいギャップがあるか
今の所、2月に最初で最後に行ったUAミーティングの集客は18人。
③ギャップはなぜ発生しているのかを考える
・UAイベントだけでなく色んなことの準備をしていたため、そもそもそこまで集客に力を入れてない。
・参加したことない人にとって参加しにくい。
・参加するメリットをうまく伝えられていなかった。
④課題をKPI化(達成度がわかるように)
・１回につき参加者30人
⑥解決策(仮説)を考える
・イベントに参加しやすい体制を整える
・宣伝の強化
・フィードバックができる環境を整える
・ただの説明では響かない。私も入りたいと思う工夫を
Do（実行）
①解決案(仮説)→DOの形に
・イベントに参加しやすい体制を整える
→TFTを全く知らない学生にいきなり顔出しや声出し有りで参加してもらうのは厳しいので、私たちからなぜ私たちがTFTにこだわって活動しているのかをプレゼンして聞いてもらう
→質問などは事前に、また説明の途中で質問タイムを
・宣伝の強化
→集客は、TFT-UAの公式SNSだけではなく、全国のTFT導入大学のSNSでも積極的に拡散してもらい、その際に＃春から〇〇大学などのタグをつけてもらう。
・フィードバックができる環境を整える
→Google form で事後アンケートをとる。
→イベント前にTFT内部での公開リハーサルを行い、自分たちがどう思っているのか直接話し合って意見をもらう
・ただの説明では響かない。私も入りたいと思う工夫を
→TFTの活動の基本は大学単位なので、詳しい大学の活動日時・内容、自分の大学の雰囲気は、任意参加の各大学別の相談会をZoomのブレイクアウトセッションで設け、大学の中の交流もできる工夫をする。
→たくさんのスライドや動画を使い、ただの活動紹介ではない、私たちがどうしてTFTに入ったのか、なぜ続けているのかという部分も深掘り。
②優先順位をつける
・イベントに参加しやすい体制を整える
・宣伝の強化
③達成率を具体的にする
・Google form での参加者各回30人
④Todoに落とし込む
書ききれないので割愛。
この日に本番だから、この日にリハ。じゃあそれまでに何ができてればいいの？という感じで私たちは決めていました。
⑤実行に移す
Check（評価）
①ゴールの達成率を調べる
・４月28日の参加者（主催者８人除く）→34人
・５月14日の参加者→50人＋３人（非学生）
どちらも達成
②計画の達成率を調べる
・イベントに参加しやすい体制を整える→60％
・宣伝の強化→80％
・フィードバックができる環境を整える→７０％
・ただの説明では響かない。私も入りたいと思う工夫を→60％
③DOの達成率を調べる
長くなるので、ただの説明では響かない。私も入りたいと思う工夫を、の部分のみ
→TFTの活動の基本は大学単位なので、詳しい大学の活動日時・内容、自分の大学の雰囲気は、任意参加の各大学別の相談会をZoomのブレイクアウトセッションで設け、大学の中の交流もできる工夫をする。
50％
そもそも個別相談会まで来る人が少ない。
しかし、参加した人からは各大学ごとの個別相談会が良かったという人多数。
→たくさんのスライドや動画を使い、ただの活動紹介ではない、私たちがどうしてTFTに入ったのか、なぜ続けているのかという部分も深掘り。
８０％
正直、この部分に関してはかなり凝った。何時間も何日も費やして準備して何回もリハーサルをしたので、かなり説明会としては良かったと思うが、もう少し簡潔にできたら、という部分があり、第二回でさらに改善した。詳しくは後ほど。
④できなかった原因を突き止める
・簡潔でない説明・スライドに文字が少ない・あとでおさらいできるようにしてほしい・一つ一つの話が重く、途中聞き逃すと何が何だか分からなくなる・相互参加型のイベントも欲しい
また、いいなと思ったことも。
第一回目でUAメンバーで、大学の活動メインで頑張ってこられた方から、「大学内で満足してたけど、自分もUAイベントこれからは参加したい！」という声が。
こう思っていただけるなら、TFTメンバーも積極的に参加してもらえたらと思った。
さらにTFTUAを盛り上げていくというところで、TFTを知らない人にフォーカスしていたが、TFTメンバーにももっと聞いてもらえる内容になった。
Action（改善）
①評価の結果を踏まえ、改善案(仮説)を考える
・途中聞き逃すと分からない・おさらいする時間など
→キーワードをスライドにかき、最後にそのキーワードをもう一度全部集めたスライドを利用して話す
・個別相談会の参加率の低さ
→個別相談会のメリットを、メールでZoomのリンクや当日の内容を送るだけでなく、個別相談会もしお時間あれば、例えばこんなことが直接皆さんの大学の先輩から聞くことができるよとリストアップして、何日までなら追加の個別相談会に対応します、という形に変えた。
・相互参加型イベント
→6月14日に、全国のUAメンバーとTFTに興味がある学生でグループワークを交えたUAイベントを行う。これについての詳細はまた今度の記事で。
②改善案に優先順位をつけ実行する
・実行→評価→改善を繰り返す
フィードバックを常にとっていたので、初のオンラインイベントにしては上出来だったと思う。まだ最後が残っているので気を引き締めていきます！
PDCAサイクルを学生団体としてしっかりと回している人はあまり多くないはずです。どうやったらプロジェクトが成功するんだろうか、ということただがむしゃらにやるのではなく、PDCAサイクルに則って一度考えられてよかったなと思います！
ここまで見た方、果たしているんでしょうか笑
気づけば3500字を余裕で越しています。
他の団体さんのPDCAサイクルも見てみたいなと思いました。何か私たちにもヒントはあると思うので。
ビジョナリーコンテストと、学生団体総選挙に出るのですが、出ることが目的じゃダメですよね。こういう風に常に計画と実行と振り返りしてやっと、機能するものですよね、特に学生団体は。きっと。
