こんにちは、クインテットのデザイナーMouriです。
新しい生活様式でオンライン会議などは日常になり数ヶ月が経ちました。
いずれは社内だけではなく社外のミーティングでもスタンダードになっていくでしょう。
この記事では、テレワークで80回に渡るオンライン会議をした自身の経験から、これからの会議をうまく行うためのコツとポイントを紹介します。
オンライン会議スキルを身に着け、強みにしていただけるとうれしいです。
この記事の内容
- 通信環境を安定させよう
- カメラをつけたくないんですけど…
- カメラの存在意義
- 存在感で意思決定に関与する
- ミュートを使い分ける
- 相づちを入れない
- 積極的に会議を進める
- 必要のない会議に出ない
通信環境を安定させよう
いまさらいうまでも無いですが、映像や音がとぎれないように安定したネット環境で参加しましょう。そもそも複雑な情報のやりとりをする必要があるからオンラインでミーティングをするわけですから、それを阻害していたら意味がありません。
ちょっと面倒でも有線LAN、または5GHz帯の高速なWi-Fi（IEEE 802.11a/n/ac）でつなぐことをおすすめします。
カメラをつけたくないんですけど・・・
カメラをつけたくない人は実際にオンライン会議をしているとかなりの割合でいることがわかります。人それぞれ事情があるとは思いますが、なんとなくヤダって人も若干います、このあたり日本人的だなと感じますね。
結論からいうと、カメラをつけないと損です！
理由はこのあとの項でも書いていきます、対面の会議にはない存在感の差が生まれるからです。
「いいや、オイラはぜったいに顔を出さないぞ」という人は、この先を読んでも意味がないので記事を閉じたほうがいいでしょう・・・。
カメラをつけられない理由が部屋ならば参加する場所を変える。身だしなみだったらととのえるなど、原因を潰していきましょう。
カメラの存在意義
オンライン会議はビデオチャットで行われるのがスタンダードですね、なぜ電話ではだめなのか、それは音声と映像ではやりとりできる情報量に大きな差があるからだと私は感じます。
こちらが提供する情報が多ければそれだけ無駄なやりとりをしないで済みますし、対面に限りなく近づけることで重要な意思決定をしやすい環境がつくれます。
| 沈黙している状況 | 伝わる情報 | |
| 映像あり | 音声のみ | |
 | 今メモってるんだな | きいてます？ |
 | なにか考えてるな | きいてます？ |
 | あ、伝わってないな | きいてます？ |
 | 寝てる・・・ | きいてます？ |
存在感で意思決定に関与する
デザインでよく使われる手法として
- 人は動くものに注目する
- 無意識に顔をさがし、注目する
という性質にカメラの映像はうまくマッチしているので、映像があることで存在感が補強されます。
すると、カメラをつけない人が一定数いる場合、これまでの会議にはない存在感の格差が生まれることになります。
試しにカメラをON/OFFしていくつか会議に参加してみたところ、カメラをつけていたほうが
- 発言中にわりこまれにくくなる
- 発言に対して参加者のリアクションが増える
- 上記によって発言しやすくなり、意思決定への関与が増える
といった実感がありました。
意思決定に関与し、プロジェクトに貢献するためには存在感の強度がこれからの会議には必要になってくるのではないでしょうか？
ミュートを使いわける
複数人の会議では、だれかがメインで発言している時はマイクをミュートにして音が入らないように配慮するといいでしょう。
タイピングなどの環境音は、届いた先ではおなじスピーカー、ヘッドセットから再生されてしまうため、自分が想像しているよりもずっと耳についてしまいます。
参加者が聞きとれないのは会議として失敗なので、聞きに徹しているときはマイクをミュートにして、発言するときだけ解除するなどの気づかいができると会議の質を上げることができるようになります。
相づちを入れない
こちらはミュートを使いわける理由と少し似ていますが、聞いていることを相手に伝えようと「うんうんはいはい」と相づちを入れてしまうと、声が届くまでに若干タイムラグがあるため、相手からすると話し始めた途端に相づちがかぶさり「あれ？なにか言いたいのかな？」と感じ発言を止めてしまう事があります。
テレビの中継でよくある、「えっと、はいっ！・・・・あ、どうぞ」みたいなやりとりが発生するため、声で相づちを入れず映像で聞いている事を伝えましょう。
積極的に会議を進める
テレワークになってからというもの、とても実感したのが「これまでの会議は空気感でやっていたんだな」という事でした。
誰かが発言する、決めるまで待つ空気というのがオンラインでは通用せず、違和感のある時間として際立ちます。
そういった時、探り合っても時間の無駄なので自らが会議を前に進める立ち回りを意識しましょう。
話題が脱線したら「そしたら話を戻しますが・・・」と主軸にもどす
誰かが発言したら「その分野だったら○○さんどう思いますか？」と発言者を指定する
うやむやで解散しそうだったら「じゃあ決まったのは○○と☓☓ですね」と締める
オンライン会議というのは参加者がフラットに、同列に表示されます。
立場間の風圧や着席位置などのしがらみをいい塩梅で麻痺させてくれるため、ファシリテーションするには非常に良い環境になっています。
必要のない会議に出ない
オンライン会議は移動時間もなく、チャットだけですぐ始められるため、放っておくと一日が会議だらけになります（職種にもよりますが）
これでは会議以外の仕事が進まないため、参加の決定権を持っている場合は参加する、しないを判断する必要がでてきます。
またこれまで述べたように、オンライン会議とは存在感に差がつく性質があるため、これまで空気で一応参加して、たいして発言せずにメモって終わっていた会議は文字通り存在が空気になります。
これは私の判断基準ですが、自分の分野や立場から助言や意思決定ができず、聞いているだけになってしまう会議はパスするようにし、あとで議事録などを追っています。
逆に必要な会議とは
- 複雑な意思決定をする必要がある
- 表情や反応などの明文化できない情報をキャッチする必要がある
- 提供できるもの、持ち帰りたいものが明確
などの基準で判断します。
空気になっている時間にも人件費が発生しているので、生産的なことに活用したいですね。
おわり
もう時代はテレワーク、オンライン会議のメリット・デメリットを語るステージではなく、いかに双方をうまく使えるかを議論するステージです。
対面でもオンラインでも変わらない品質の会議やディスカッションができるスキルがあれば、地方にいても海外にいても関係ない非常に高速な意思決定の世界がやってきます。
"どうやって戻すか”から、"どうやって変えていくか”に頭を切り替えて、高速な時代に乗り遅れないようにしましょう！
